Þessi útgáfa var samþykkt af stjórn Fáks á stjórnarfundi þann 8.10.2025.

1. Almennt

Hestamannafélagið Fákur, kt. 520169-2969, Brekknaási 5, 110 Reykjavík (hér eftir „Fákur“ eða „félagið“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika og öryggi persónuupplýsinga sem Fákur ber ábyrgð á og meðhöndlar í starfsemi sinni, í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd. Fákur ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga í starfseminni ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að veita almenna fræðslu til einstaklinga um vinnslu persónuupplýsinga sem Fákur hefur með höndum sem ábyrgðaraðili. Fákur mun þó einnig leitast við að veita frekari fræðslu til einstaklinga eftir þörfum, meðal annars í formi sértækrar fræðslu vegna einstakra aðgerða og í tengslum við fyrirspurnir sem berast félaginu um persónuvernd og persónuverndarstefnu þessa.

2. Um hverja safnar Fákur persónuupplýsingum?

Meginreglur persónuréttar fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu áreiðanlegar og uppfærðar og að unnið sé með þær samkvæmt skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi. Einnig, að hófsemi sé gætt við skráningu persónuupplýsinga. Fákur leggur áherslu á að meginreglur persónuréttar séu virtar og ávallt hafðar í huga þegar persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar. Persónuupplýsingar eru varðveittar með öruggum hætti og ekki lengur en þörf er á. Til þess að tryggja það veitir Fákur starfsfólki sínu reglulega fræðslu og þjálfun á því sviði.

Starfsemi Fáks er þess eðlis að það er óhjákvæmilegt að persónuupplýsingum sé safnað um mismunandi hópa einstaklinga. Sem dæmi um hópa einstaklinga sem Fákur safnar persónuupplýsingum um eru:

• Starfsumsækjendur og starfsmenn.
• Félagsmenn.
• Viðskiptamenn eða birgjar og aðrir þeir aðilar sem Fákur er í samskiptum við.
• Framkvæmdaraðilar verklegra framkvæmda.
• Styrkþegar styrkja sem Fákur veitir.
• Þátttakendur og aðstandendur ólögráða iðkenda á námskeiðum á vegum Fáks.
• Iðkendur og keppendur félagsins.

3. Hvaða persónuupplýsingum er safnað?

Vinnsla persónuupplýsinga hjá Fáki fer í flestum tilfellum fram í tengslum við samþykkta félagsaðild eða á grundvelli lögmætra hagsmuna, samnings eða laga. Fákur meðhöndlar meðal annars eftirfarandi tegundir persónuupplýsinga í starfsemi sinni:

• Upplýsingar um iðkendur, keppendur, umsækjendur um styrki, þátttakendur á námskeiðum Fáks, starfsmenn og starfsumsækjendur.
• Upplýsingar um foreldra eða forráðamenn ef iðkendur eru yngri en 18 ára.
• Upplýsingar um þátttöku í námskeiðum eða keppnum á vegum félagsins.
• Upplýsingar um keppnisárangur iðkenda.
• Ljósmyndir af gestum á viðburðum félagsins, fræðslufundum, námskeiðum og keppnum.
• Starfsumsækjendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrri störf og menntun, kunnátta og fleiri upplýsingar í tengslum við starfsumsóknir.
• Upplýsingar tengdar ráðningarsambandi starfsmanna, meðal annars upplýsingar í ráðningarsamningi, upplýsingar vegna námskeiða, upplýsingar tengdar launaákvörðunum og greiðslu launa, m.a. heilsufarsupplýsingar tengdar orlofi og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.
• Upplýsingar um viðskiptamenn og lánardrottna, sem og fjárhagsupplýsingar í fjárhagsbókhaldi félagsins tengdar viðskiptafærslum vegna starfsemi félagsins.
• Upplýsingar tengdar ýmsum nefndum Fáks.
• Myndbandsupptökur úr öryggismyndavélakerfi í húsakynnum félagsins.
• Samskiptagögn,til að mynda tölvupóstur og önnur skilaboð sem send eru félaginu í gegnum samfélagsmiðla þess.

Ekki er um tæmandi upptalningu að ræða, en persónuupplýsingar sem unnið er með koma í flestum tilfellum beint frá hinum skráða einstaklingi. Upplýsingar geta þó einnig komið frá þriðja aðila t.a.m. þegar upplýsingar eru sóttar eru úr Abler.

Þegar unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar eru gerðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir til að tryggja öryggi upplýsinganna.

4. Á hvaða grundvelli safnar Fákur persónuupplýsingum?

Fákur vinnur persónuupplýsingar í þágu starfseminnar og er tilgangurinn meðal annars að tryggja lögbundið hlutverk félagsins sem er að efla áhuga á hestum og hestaíþróttum í Reykjavík og jafnframt að gæta hagsmuna félagsmanna sinna á því sviði. Félagið tekur tillit til áhrifa sem vinnslan kann að hafa á aðila (bæði jákvæð og neikvæð) og gætir að jafnvægi milli hagsmuna félagsins og annarra.

Fákur vinnur persónuupplýsingar um einstaklinga á grundvelli samþykkis, einkum um félagsmenn og iðkendur. Þegar upplýsingar um félagsmenn og iðkendur eru skráðar í Abler þá er það gert á grundvelli lögmætra hagsmuna til að halda utan um þátttakendur á námskeiðum eða mótum félagsins.

Í sumum tilvikum vinnur félagið persónuupplýsingar á grundvelli samningssambands. Það á einkum við um starfsumsækjendur, starfsmenn, viðskiptamenn, birgja og verktaka. Það getur einnig verið í þeim tilgangi að koma þannig samningssambandi á.

Þá fer vinnsla fram til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á félaginu, svo sem í tengslum við útgreiðslu launatengdra gjalda eða samkvæmt vinnuréttarlöggjöf.

Viðkvæmar persónuupplýsingar eru einkum unnar um starfsmenn á grundvelli samnings eða lagaskyldu. Í þeim tilvikum hafa verið gerðar viðeigandi verndarráðstafanir í samræmi við gerðar kröfur.

5. Varðveislutími

Meginhluti þeirra upplýsinga sem safnað er í starfsemi Fáks eru geymdar ótímabundið enda hafa þær sögulegt gildi fyrir félagið. Gögn eru einungis geymd í þann tíma sem nauðsynlegt er vegna tilgangs vinnslunnar sem um ræðir eða samkvæmt ákvæðum laga. Til dæmis eru gögn sem verða til við rafræna vöktun aldrei geymd lengur en í 30 daga og lög um bókhald kveða á um 7 ára geymslutíma bókhaldsgagna.

6. Öryggi persónuupplýsinga

Fákur leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar og tekur í því samhengi tillit til eðlis upplýsinganna sem um ræðir og umfangs. Þáttur í því er að stuðla að virkri öryggisvitund starfsmanna með reglulegri fræðslu og þjálfun. Verði öryggisbrestur sem hefur í för með sér áhættu fyrir einstaklinga mun Fákur tilkynna slíkt án ótilhlýðilegrar tafar til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber Fáki einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um slíka öryggisbresti. Fákur hefur komið sér upp verkferlum til að bregðast við slíkum aðstæðum hratt og vel.

7. Miðlun persónuupplýsinga og notkun vinnsluaðila

Fákur kann að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila vegna starfsemi sinnar. Um þjónustuaðila getur verið að ræða, eins og upplýsingatækni- eða öryggisfyrirtæki, sem hefur aðgang að persónuupplýsingum sem Fákur ber ábyrgð á í tengslum við veitingu þjónustu eða til að ljúka við verkefni. Þegar vinnsluaðilar eru notaðir til að ljúka ákveðnu verki eða veita þjónustu tryggir Fákur að aðeins sé veittur aðgangur að persónuupplýsingum sem nauðsynlegt er vegna verksins og að um ábyrgða vinnsluaðila sé að ræða sem tryggja öryggi upplýsinganna og virða reglur persónuverndar. Fákur kann einnig að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila, eins og stjórnvöldum, upplýsingar sem tengjast starfi félagsins.

8. Réttindi skráðra einstaklinga

Einstaklingar eiga rétt á því að vita hvaða persónuupplýsingar Fákur vinnur um þá og geta beint fyrirspurn um það til Fáks í gegnum netfangið fakur@fakur.is. Í ákveðnum tilvikum eiga einstaklingar meðal annars rétt á að:

• Óska eftir aðgangi að og afriti af persónuupplýsingum.
• Að persónuupplýsingar séu leiðréttar og/eða að þeim sé eytt.
• Að mótmæla vinnslu persónuupplýsinga og takmarka.
• Að draga til baka samþykki fyrir vinnslu.

Réttindi skráðra einstaklinga kunna að vera háð takmörkunum sem leiða meðal annars af lögum eða hagsmunum annarra sem upplýsingarnar varða. Fákur mun verða við öllum beiðnum einstaklinga innan mánaðar frá viðtöku í gegnum framangreint netfang. Sé beiðni umfangsmikil eða flókin getur orðið töf á afgreiðslu. Tilkynnt er um slíkt og skýring gefin á töfinni. Fákur mun krefjast auðkenningar áður en erindi eru afgreidd til að koma í veg fyrir að upplýsingar berist í hendur óviðkomandi aðila.

9. Samskipti við Fák og Persónuvernd

Öllum fyrirspurnum í tengslum við persónuvernd hjá Fáki eða persónuverndarstefnu þessa skal beina í gegnum netfangið fakur@fakur.is. Einnig er þó hægt að hafa samband í síma 567-2166. Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Fáks á persónuupplýsingum og afgreiðslu erinda er hægt að kvarta til Persónuverndar og má finna upplýsingar um slíkt ferli inn á heimasíðu Persónuverndar: www.personuvernd.is.

10. Breytingar á persónuverndarstefnunni

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu Fáks: www.fakur.is.